Informativa estesa sul trattamento dei dati personali

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

AI SENSI DEGLI ARTT. 12, 13 E, OCCORRENDO, 14 GDPR (REG. UE 679/2016)

“CANDIDATI A POSIZIONE LAVORATIVA”

La 4EVER YOUR FRIENDS SRLU, (qui di seguito la Società) con sede legale in Follonica (GR) Via del Fonditore n. 790/B ai sensi degli artt. 4, paragrafo 1, lett. c) e 24 del Regolamento UE n. 2016/679 (di seguito semplicemente il “GDPR”) è Titolare del trattamento dei dati personali (di seguito il “Titolare”).
In adempimento agli obblighi previsti dall’art. 13 del GDPR, il Titolare fornisce la presente Informativa che dettaglia finalità e mezzi del trattamento dei dati personali da Lei forniti mediante l’invio del curriculum vitae nel form on-line, la compilazione di schede informative, di test attitudinali e di foto tessera relativamente al reclutamento ed alla selezione del personale finalizzato all’instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione con la Società.

Si precisa che per:

– trattamento (ex art. 4, paragrafo 1, n. 2) del GDPR) si intende ‘qualunque operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insieme di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione’;

– dato personale (ex art. 4, paragrafo 1, n. 1) del GDPR) si intende ‘qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (‘interessato’); si considera identificabile la persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale’;

– dati genetici (ex art 4, paragrafo 1, n. 13) del GDPR) si intendono ‘i dati personali relativi alle caratteristiche genetiche ereditarie o acquisite di una persona fisica che forniscono informazioni univoche sulla fisiologia o sulla salute di detta persona fisica, e che risultano in particolare dall’analisi di un campione biologico della persona fisica in questione’;

– dati biometrici (ex art 4, paragrafo 1, n. 14) del GDPR) si intendono ‘i dati personali ottenuti da un trattamento tecnico specifico relativi alle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona fisica che ne consentono o confermano l’identificazione univoca, quali l’immagine facciale o i dati dattiloscopici’;

– dati relativi alla salute (ex art 4, paragrafo 1, n. 15) del GDPR) si intendono ‘i dati personali attinenti alla salute fisica o mentale di una persona fisica, compresa la prestazione di servizi di assistenza sanitaria, che rivelano informazioni relative al suo stato di salute’.

– dati personali relativi a condanne penali e reati (ex art. 10 del GDPR).

1. Titolare del Trattamento e dati di contatto

La società 4EVER YOUR FRIEND S.R.L.U., con sede in FOLLONICA (GR) – 58022, VIA DEL FONDITORE, 790B (P.I.: 01414280535) E-MAIL: INFO@YFGROUP.IT P.E.C: YOURFRIENDS@CGN.LEGALMAIL.IT Tel.: 0566-56701, (di seguito, la “Società”) La informa di essere Titolare del trattamento dei Suoi dati.

2. Responsabile del Trattamento

La società ha inteso nominare quale responsabile del trattamento il Sig. ANDREA ALBERATI avente il ruolo di DATA PROCESSOR e comunque raggiungibile a tali recapiti: tel. 0566-56701, mail AMMINISTRAZIONE@YOURFRIENDS.IT.

L’elenco aggiornato dei responsabili esterni del trattamento (se nominati), è reperibile presso la sede suddetta.

3. Data Protection Officer e dati di contatto

La Società non ha inteso nominare alcun D.P.O. atteso che non tratta dati in larga scala.

4. Fonte dei dati trattati

I dati personali in possesso della Società sono raccolti direttamente presso di Lei (interessato) nella Sua qualità di di candidato ad una posizione lavorativa presso di noi, mediante acquisizione, con modalità:

• Orale, cartacea, elettronica e telematica, presso la nostra sede legale e/o operativa ovvero in occasione di eventi e giornate di selezione, organizzate sul territorio.

• Elettronica e telematica, sul nostro sito web WWW.YFGROUP.IT (“Sito”), nell’area dedicata “Lavora con noi”, mediante il relativo form per la candidatura.

5. Oggetto del trattamento

In relazione al rapporto di lavoro, la Società tratta o può trattare:

• i dati personali identificativi di contatto (nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, C.F., indirizzo di residenza e domicilio, indirizzo mail, nazionalità, titolo di studio, numero di telefono; se extracomunitari, anche: numero permesso di soggiorno, data rilascio, questura rilasciante, data di scadenza e tipologia di permesso).

• numero previdenza sociale
• data assunzione ed inquadramento lavorativo
• informazioni salariali
• dati di natura fiscale e/o di fatturazione, salvo altri, da Lei comunicati.
• dati di natura bancaria, in particolare identificativi di conto corrente, salvo altri connessi alla gestione paghe e stipendi.

6. Il trattamento che il titolare effettua può riguardare “categorie particolari di dati” ex art 9 GDPR.

In relazione al rapporto di lavoro, la Società può trattare tali dati in quanto idonei a rilevare ad esempio:

1. dati sanitari sul Suo stato generale di salute (assenze per malattia, maternità, infortunio o l’avviamento obbligatorio), per l’adempimento di obblighi di legge;

1. l’idoneità psico-fisica o meno allo svolgimento di determinate mansioni (quale esito espresso da personale medico a seguito di visite mediche preventive/periodiche o richieste da Lei stesso/a), per l’adempimento di obblighi di legge e legittimo interesse;
2. l’adesione ad un sindacato (assunzione di cariche e/o richiesta di trattenute per quote di associazione sindacale), perché da Lei comunicata spontaneamente o per legittimo interesse;
3. l’adesione ad un partito politico o la titolarità di cariche pubbliche elettive (permessi od aspettativa), perché da Lei comunicata spontaneamente o per legittimo interesse;
4. convinzioni religiose (festività religiose fruibili per legge), perché da Lei comunicata spontaneamente o per legittimo interesse;
5. dati biometrici (ad es. foto, video), previo consenso.

I dati di natura “supersensibile”, così come definiti dalla Corte di Cassazione, concernenti lo stato di salute, che tratta il medico competente nell’espletamento dei compiti previsti dal D.lgs. 81/08 e dalle altre disposizioni in materia di igiene e sicurezza nei luoghi di lavoro, per l’effettuazione degli accertamenti medici preventivi e periodici, verranno trattati presso il datore di lavoro esclusivamente dallo stesso medico quale autonomo titolare del trattamento.

I soli giudizi sull’inidoneità verranno comunicati dal medico allo stesso datore di lavoro.

I dati particolari eventualmente da Lei comunicati verranno trattati solo ed esclusivamente se e perché volontariamente forniti o comunque necessari per l’adempimento di obblighi di legge e/o per legittimo interesse della Società.

I dati biometrici (ad es. foto, video, audio) verranno trattati presso il datore di lavoro esclusivamente previo Suo libero consenso, come da modulo separato in calce alla presente informativa.

7. Finalità del trattamento

Le finalità del trattamento dei dati personali, dati relativi alla salute, dati particolari ai sensi dell’Art. 9 del GDPR e dati personali ex art. 10 GDPR (es. composizione nucleo familiare, assunzione obbligatoria, carichi pendenti, …), forniti attraverso l’inoltro di curriculum vitae, la compilazione di schede informative, test attitudinali e l’invio di foto tessere ovvero comunque mediante la compilazione del form presente sul sito www.yfgorup.it sezione “Lavora con noi”, sono di seguito dettagliate:

a) reclutamento e selezione del personale diretto all’instaurazione del rapporto di lavoro o di collaborazione;

b) trasmissione a soggetti terzi per l’instaurazione del rapporto di lavoro o di collaborazione;

c) archiviazione dei dati conferiti;

d) formazione del candidato;

e) trasmissione al candidato di comunicazioni afferenti la posizione lavorativa da parte della Società,

f) creazione di un profilo candidato per la futura individuazione di una posizione lavorativa conforme al Suo profilo all’interno della società;

Eventualmente e solo previo consenso espresso, libero e consapevole, la Società tratta categorie particolari di dati per finalità differenti da quelle soprariportate, come da relativo paragrafo “Ulteriori finalità del trattamento” e separata acquisizione del consenso in calce alla presente.

8. Ulteriori finalità del trattamento perseguibili previo consenso

• Acquisizione dati biometrici

Previo Suo consenso, che Le richiederemo in calce alla presente informativa, la Società può raccogliere dati biometrici (a titolo esemplificativo e non esaustivo: foto, video, audio) che La ritraggono, per la pubblicazione sul nostro sito web e nei nostri canali social del ruolo da Lei ricoperto all’interno della nostra azienda o per la redazione, cartacea e/o digitale, dell’organigramma aziendale ovvero per semplici finalità di immagine e promozione dell’attività societaria e dei propri dipendenti.

• Diffusione dati biometrici

Sempre previo Suo consenso il materiale riferito a Lei, anche relativo a particolari categorie di dati (video e foto) ovvero il materiale da Lei eventualmente prodotto (a titolo esemplificativo video, foto, audio, disegni, elaborati, scritti, attività di laboratorio) in occasione del rapporto di lavoro instaurato con la Società, potrà essere diffuso sul sito Internet della stessa: https://www.yfgroup.it/ e su quelli ad esso collegati in ambito social on line (Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, Google+, LinkedIn, a titolo esemplificativo ma non esaustivo); il materiale potrà essere usato per pubblicazioni cartaceo/digitali della società nonché sul sito internet della stessa.

Detto materiale potrà essere utilizzato dalla Società per azioni di comunicazione e veicolato a mezzo stampa, tv e internet a supporto di articoli su media locali e nazionali.

9. Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento è il consenso, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lett. a).

10. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto al conferimento.

Per le finalità di cui all’articolo 7 il conferimento dei dati personali, dati relativi alla salute, dati particolari ai sensi dell’Art. 9 del GDPR e dati personali ex art. 10 del GDPR è necessario e ha natura obbligatoria ed un Suo eventuale rifiuto comporterebbe l’oggettiva impossibilità per la Società di dare esecuzione all’attività di selezione e reclutamento del personale.
Per le finalità di cui all’art. 7 lett. f) il consenso è facoltativo e il Suo diniego comporta solo l’impossibilità per la Società di procedere al trattamento dei Suoi dati per tali finalità.

Il conferimento di dati biometrici (foto, video, ecc..) non è obbligatorio ed il mancato consenso comporterà l’impossibilità per la Società ad utilizzare il relativo materiale fotografico o audiovisivo.

Analogamente, il mancato consenso comporterà l’impossibilità per la Società di diffondere sul proprio sito web, sui propri canali social o per tramite di pubblicazioni cartaceo/digitali, i Suoi dati biometrici.

11. Modalità del trattamento

I dati personali oggetto di trattamento per le finalità di cui all’articolo 7 che precede sono trattati in forma cartacea e/o con il supporto di sistemi informativi da parte di addetti espressamente designati dal Titolare quali autorizzati del trattamento dei dati personali e/o tramite terzi, secondo logiche prettamente collegate alle finalità di cui alla presente. I dati sono conservati in archivi elettronici e, in via residuale, cartacei, in modo tale da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati. Il trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto dei principi cui è ispirato il GDPR.

12. Luogo di trattamento

I dati vengono attualmente trattati ed archiviati presso la sede operativa, in FOLLONICA (GR) – 58022, VIA DELL’ARTIGIANATO, 745, oppure su server collocati su territorio europeo.

Sono inoltre trattati, per conto della Scrivente, da professionisti e/o società incaricati di svolgere attività tecniche, di sviluppo, gestionali e amministrativo – contabili.

13. Destinatari dei dati personali

Per Destinatario dei dati, ai sensi dell’art. 4, paragrafo 1, n. 9) del GDPR, si intende ‘la persona fisica o giuridica, il servizio o un altro organismo che riceve comunicazioni di dati personali, che si tratti o meno di terzi. Tuttavia le autorità pubbliche che possono ricevere comunicazione di dati personali nell’ambito di una specifica indagine conformemente al diritto dell’Unione o degli Stati membri non sono considerate destinatari; il trattamento di tali dati da parte di dette autorità pubbliche è conforme alle norme applicabili in materia di protezione dei dati secondo le finalità dei trattamenti’.
Si evidenzia che, in relazione alle finalità sopra indicate, i dati personali del dipendente possono essere oggetto di comunicazione a destinatari in rapporto di collaborazione con il Titolare o per l’espletamento degli obblighi di legge.

Tali destinatari sono vincolati alla più assoluta riservatezza in merito a qualsivoglia informazioni possano venire a conoscenza e di seguito se ne riportano le categorie.
a) Autorità, pubbliche amministrazioni e organi di vigilanza e controllo per i loro fini istituzionali.

b) Dipendenti e Soggetti che collaborano con il Titolare per il raggiungimento delle finalità sopra indicate.

c) Soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informatico del Titolare.

d) Professionisti abilitati al fine dello studio e risoluzione di eventuali problemi legali e contrattuali.

e) Consulenti, società di consulenza e studi professionali (tra cui medici competenti, esperti in materia di sicurezza del lavoro, esperti di organizzazione aziendale, consulenti del lavoro, società di elaborazione paghe, commercialisti, ecc…).

f) Banche od organizzazioni similari.

g) Organismi sanitari.

14. Diffusione e comunicazione dei dati

I Suoi dati personali non sono oggetto di diffusione né di cessione.

La comunicazione a terzi, diversi dal Titolare e dai Responsabili – interni o esterni alla Società – individuati e nominati ai sensi degli artt. 24 e 28 del GDPR, è prevista ove necessaria.

In ogni caso il trattamento da parte di terzi soggetti avverrà nel rispetto dei principi di correttezza, proporzionalità e necessarietà, nonché nel rispetto delle vigenti disposizioni di legge.

15. Tempi di conservazione

I dati saranno conservati nel rispetto del principio di proporzionalità e comunque per il periodo necessario all’espletamento delle finalità di cui all’art. 7 della presente informativa e comunque non oltre 12 (dodici) mesi dall’’ultimo contatto con la Società. In ogni caso hai il diritto di chiedere alla Società la cancellazione dei Suoi dati personali in ogni momento prima della scadenza del periodo di 12 (dodici) mesi. Decorso tale periodo i Suoi dati verranno cancellati e distrutti.

Previo consenso alla creazione di un profilo candidato i Suoi dati verranno conservati per 36 mesi al fine di individuare una posizione lavorativa futura in linea con il suo profilo.

16. Sicurezza dei dati

La Società adotta le misure tecniche ed organizzative adeguate per la protezione dei dati al fine di prevenire la perdita degli stessi, usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati.

17. Diritti dell’Interessato

Si comunica che, ai sensi dell’art. 13, paragrafo 2, lett. b) del GDPR, in relazione al trattamento dei dati personali in oggetto, al fine di garantire un trattamento corretto e trasparente, possono essere esercitati i seguenti diritti:

1. Diritto di informazione ed accesso (ex art. 15 del GDPR): al fine di ottenere dal Titolare del trattamento informazioni sull’esistenza o meno di trattamenti di dati che La riguardano nonché l’accesso ai Suoi dati personali e ad informazioni sulle finalità del trattamento, sui destinatari o sulle categorie di destinatari a cui i dati vengono trasmessi.
2. Diritto alla rettifica (ex art. 16 del GDPR), alla cancellazione (ex art. 17 del GDPR) e alla limitazione (ex art. 18 del GDPR): al fine di chiedere al Titolare del trattamento la rettifica e la cancellazione dei Suoi dati personali e la limitazione del trattamento. Ha il diritto di opporsi al trattamento.
3. Diritto alla portabilità (ex art. 20 del GDPR): al fine di ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che La riguardano forniti al Titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati ad altro titolare, purché tale operazione sia fattibile a livello tecnico.
4. Diritto di opposizione (ex art. 21 del GDPR)nonché diritto di reclamo all’Autorità Garante, mediante apposito modulo di reclamo, scaricabile al sito https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9038275.

Per l’esercizio dei diritti di cui al menzionato art. 13, paragrafo 2, lett. b) ed e) del GDPR, Ella può scrivere a 4EVER YOUR FRIENDS SRLU con sede in Follonica (GR), Via del Fonditore 790/b, ovvero contattare la Società tramite il modulo di contatto presente sul sito www.yfgroup.it oppure alla mail: privacy@yfgroup.it .

18. Diritto di reclamo

Ai sensi dell’art. 13, par. 2, lett. d) del GDPR si rappresenta, inoltre, il diritto di esercitare il reclamo al Garante Privacy, quale Autorità di controllo ex art. 77 del GDPR, qualora si ritenga che il trattamento dei dati sia compiuto in violazione delle disposizioni del Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali (GDPR).

19. Consenso

Ai sensi degli artt. 6 e 7 del GDPR il consenso al trattamento dei dati personali è necessario, per la finalità di cui all’articolo 7 che precede.
Il consenso è revocabile in qualsiasi momento, contattando la Società tramite il tramite il modulo di contatto presente sul sito www.yfgroup.it oppure alla mail: privacy@yfgroup.it . La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basato sullo stesso prima della revoca.

Nel caso di invio della sua candidatura tramite il nostro sito web, La invitiamo a prestare il consenso in calce al modulo di inserimento dati e CV presente nella sezione del sito “Lavora con noi” nei relativi box separati.

20. Dati di minori

La Società può trattare dati di minori di età non inferiore ai 16 anni, limitatamente a quanto indicato nell’articolo 7 “Finalità del trattamento”, raccolti direttamente presso di Lei (interessato) nella Sua qualità di candidato ad una posizione lavorativa e/o collaborazione presso di noi.

Relativamente al consenso, come previsto dall’art. 8 GDPR e dai pareri dell’Autorità garante, per l’iscrizione ai servizi della società dell’informazione è ammissibile il consenso personale del minore che abbia raggiunto gli anni 16; la Società, nel rispetto del principio di riservatezza e dei diritti dell’interessato, richiede il consenso del minore e, ove possibile, promuove il rilascio del consenso da parte di uno o di entrambi gli esercenti la responsabilità genitoriale, ancorchè non necessario.

21. Profilazione

Sempre previo Suo consenso i dati personali da Lei forniti potranno esser inseriti e conservati, nel rispetto del Suo diritto di limitarne ed impedirne l’uso e la conservazione in qualsiasi momento, mediante archiviazione e creazione di un profilo dipendente sul gestione aziendale (CRM in cloud).

In particolare, prestando il Suo consenso, i dati personali ed il CV da Lei spontaneamente inviatoci, potranno essere utilizzati per la creazione di un “profilo candidato” e conservati per un periodo superiore ai 12 mesi e, precisamente, per 36 mesi (3 anni).

Ciò allo scopo di individuare nell’arco delle tre annualità successive all’invio spontaneo una posizione lavorativa all’interno della nostra società in linea con il suo profilo e con le richieste dei nostri clienti.

In caso di mancato consenso non verrà creato alcun profilo candidato ed i suoi dati verranno cancellati dopo 12 mesi dall’archiviazione.

22. Trasferimento dati verso Paesi esteri (extra-Ue)

I Suoi dati non saranno diffusi e non saranno oggetto di trasferimento in paesi extra-UE o ad organizzazioni internazionali.

23. Misure di sicurezza

La società adotta misure di sicurezza tecniche ed organizzative adeguate per proteggere i Suoi dati personali dalla distruzione accidentale o illecita, la perdita, la modificazione, la rivelazione non autorizzata o l’accesso.

Tali misure possono comprendere, a seconda della natura del trattamento, ad esempio la cifratura dei Suoi dati personali, ridondanza e back-up, test di sicurezza regolari, aggiornamento della documentazione normativa.